Образец описи документов для передачи в архив организации

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел); в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Последние статьи

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.Форма годового раздела сводной описи дел постоянного храненияФорма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) храненияФорма годового раздела сводной описи дел по личному составуФорма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюФорма титульного листа описи электронных документов постоянного храненияФорма описи электронных документов постоянного храненияФорма листа фондаФорма номенклатуры дел организацииФорма итоговой записи к номенклатуре дел организацииФорма номенклатуры дел структурного

Как составить опись передаваемых документов образец

Содержание В процессе делопроизводства на предприятии может возникнуть необходимость в том, чтобы тот или иной сотрудник или менеджер сформировал опись документов.

В основном это ведомственные правовые акты — такие как, например, Приказ ФМС России № 218 от 23 апреля года, в котором содержатся методические рекомендации по составлению описей дел (ознакомиться с ним можно здесь — http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70453442/#41 ).

Образец архивной описи

28 Июня 2023 в 18:06 Основная цель деятельности любого архива заключается в том, чтобы хранить множество документов в идеальном порядке.

В этом случае любой запрос может быть выполнен в максимально короткий срок. Порядок достигается путем создания определенного справочного аппарата архива, в который, в числе прочего, входит такой внутренний акт, как архивная опись (далее АО). Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов.», выделяет следующие виды АО:

1. дел;
2. представляемых на торги;
3. объектов государственной собственности;
4. по персонифицированному учету работников;
5. инвентаризационные;
6. по лицензированию.

Кроме

Пример описи документов для передачи

Содержание Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

1. учредительные и корпоративные документы;
2. документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
3. договорные документы;
4. документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
5. внутренние организационные документы;

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам.

Бланк описи документов

› › Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения.

Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов.

Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций.

Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования. Содержание: Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок.

Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности.

Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно. Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи. Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.

Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций: Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Опись документов в архив

Помещено в тему: составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения.

Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ. Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».